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国家基础地理信息中心公文处理办法

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第一章 总则

  第一条 为使中心公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国家测绘局《公文处理实施细则》和《关于加强涉密文件资料管理的通知》,结合中心实际,制定本办法。

  第二条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档一系列相互关联、衔接有序的工作。

  第三条 中心办公室是公文处理的管理机构,主管本单位的公文处理工作。

  第四条 中心常用的公文种类主要有:通知、(专)通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

  

第二章 公文格式

  第五条 公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成(见附件1、2)。

  (一)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

  (二)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位有两个以上的,须一并写明。主送单位较多或发送给个人的(如:相关专家),应以附件形式注明,便以受理单位或相关专家知晓。

  (三)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

  (四)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词的数量一般不超过4个(含)。

  第六条 中心会议纪要(见附件3、4),专报(见附件5)采用统一格式。不需要发文的普通信函,使用中心红头信纸印制(见附件6)。

  

第三章 行文规则

  第七条 中心内设机构除办公室(党务工作行文除外)外不得对外正式行文。各部门可以信函的形式对外联系、商洽工作,答复本部门职责范围内的事项,工作信函由部门负责人签发。

  第八条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。

  “报告”不得夹带请示事项。

  第九条 除领导直接交办的事项外,不得以中心名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”,应按公文处理程序报送。

  

第四章 发文办理

  第十条 发文办理指以中心名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、印制、登记、分发等程序。

  第十一条 草拟公文应当做到:

  (一)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

  (二)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

  (三)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

  (四)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  第十二条 各部门起草公文时,凡涉及其他部门业务工作的,主办部门应与有关部门协商,必要时会签。

  第十三条 公文送中心领导签发前,应当由主办部门和中心办公室进行审核。未经办公室审核的公文,中心领导一般不予签发。

  (一)主办部门审核的重点是:公文所述事项是否须由本部门拟文,是否有必要行文;涉及其他部门职责范围的事项是否进行了会签和协商;公文文字、表述是否符合公文拟制要求;公文附件是否齐备,附件内容和文字是否正确等。

  (二)中心办公室审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当;是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,相关部门是否会签,意见是否一致;附件材料是否齐备;公文格式是否符合本办法的规定等。

  第十四条 以中心名义制发的公文,由中心领导按照工作分工签发,重要文件需送中心主任或书记签发。

请示性文件注明签发人。

  第十五条 公文正式印制前,中心文秘室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式与排版是否统一、规范等。

  公文印制完成后,承办部门必须对公文印制质量进行检查,对不符合质量要求的文件,应分清责任,尽快重新印制。

  

第五章 收文办理

  第十六条 中心接收的各类公文由办公室进行登记、附单(详见附件6)、批分、送阅和督办;严禁公文横传直送。

  第十七条 中心各类收文,办公室应当及时提出拟办意见送中心领导批示或者按部门职责交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人核准后,可以退回发文部门并说明理由。

  第十八条 审批公文时,对通知类公文,主管领导签批落实意见;对报告性的公文,圈阅或者签名表示“已阅知”;对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意。

  第十九条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,中心办公室负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

  第二十条 上级重要来电与传真收发:

  (一)接听上级重要来电时,接听人要主动问明和记录来电人的单位、姓名、职务、电话号码、来电时间;要在电话记录单(见附件7)中详细记录来电内容,并主动地认真复核;来电内容重要或较复杂的,可向对方提出书面传真请求。对于来电事项中涉及到的涉密信息,要严格保密、严禁扩散。

  (二)办公室收到上级重要传真后,在传真接收登记本上登记,并负责通知收件人及时领取及签字确认。

  

第六章 公文归档

  第二十一条 公文办理完毕后,应按照中心现行《档案管理办法法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档,办理移交手续。

  第二十二条 中心公文归档主要包括:中心文件(中心发文、会议纪要、工作简报、政务信息等)、外来文件(直接相关的上级来文、横向来文)、标准质量、项目文档、科研外事、产业其它等。

  第二十三条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映中心的主要工作情况,便于保管和利用。个人不得保存应当归档的公文。

  

第七章 公文管理

  第二十四条 公文(含传真、电话记录)由办公室或专职人员统一收发、审核、用印、缮印、印制、归档和销毁。

  第二十五条 存放文件资料的场所必须符合保密、防火和防盗等安全要求。

  第二十六条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经部门负责人批准,可以销毁。

  第二十七条 工作人员调离工作岗位或退休时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

  

第八章 涉密公文管理

  第二十八条 涉密公文的草拟、打印、用印、登记等过程均应在中心机要室进行。处理涉密公文必须使用机要室专用的计算机、打印机及移动存储介质,不得在非涉密计算机及其相关设备处理涉密公文,严禁涉密计算机连接互联网。

  第二十九条 阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密场所进行。个人离开办公场所时,必须将涉密文件锁存,不得随意放置。查阅涉密文件必须经中心保密分管领导批准,因工作需要借阅涉密文件的,须办理借阅手续,并在当日阅退。严禁涉密文件横向传递。

  机密级以上文件一般应在机要室阅览,未经批准不得擅自带出机要室。

  第三十条 复制带密级的公文,须统一由机要室向文件下达部门申请批准,并在涉密设备上进行,办理登记手续。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。

  密级文件资料未经制发单位批准,不得摘录、引用。形成后的新文件,按原文密级、保密期限和发送范围管理。

  第三十一条 机密文件、信函要通过机要渠道由专职人员送取、签收,并一律交由中心机要室负责拆封、清点、登记、编号。凡参加会议签收的涉密文件,签收人应及时交机要室登记管理。

  邮寄涉密文件资料应通过机要交通渠道,严禁通过普通邮政和其它渠道进行涉密文件资料的邮寄。

  第三十二条 各部门因工作需要外发传真的,要严格按照保密规须在涉密传真机上发送,不得在非涉密传真机上发送任何带有密级的文件资料。

  第三十三条 涉密文件须存放在专业密码文件柜内,并与普通文件分开管理。个人不得保存带有密级的文件

  第三十四条 销毁带密级公文要严格履行审批登记手续,由机要部门登记造册,经中心分管领导批准后,送档案资料部集中监销。

  第三十五条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

  

第九章 附则

  第三十六条 本办法自发布之日起施行,由办公室负责解释。

  



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